Checkliste für eine erfolgreiche Pressearbeit

Egal, ob jemand als Pressesprecher für ein Unternehmen oder eine Institution arbeitet, Sie regelmäßig mit Journalisten zusammenarbeiten oder PR-Manager unter anderem Pressekonferenzen durchführen und Kontakt zu verschiedenen Medien pflegen: Die Pressearbeit muss stimmen, denn sie ist die Visitenkarte des Unternehmens/ der Institution, besonders in der Politik und wichtigen Wirtschaftszweigen. Pressesprecher müssen gut vorbereitet sein, rasch auf sämtliche Fragen reagieren können und Redakteure brauchen den sprichwörtlich heißen Draht zu den Journalisten. Deshalb kann es nicht schaden, für den Fall der Fälle und der täglichen Arbeit mit der Presse, mit Hilfe einer Checkliste gut vorbereitet zu sein.

1. Die Medien werden ohne guten Grund nie von allein auf Sie zugehen. Seien Sie aktiv, schreiben Sie Journalisten an, schicken Sie Mails an die Redaktionen (auch Online Redaktionen) und falls Werbung geschaltet werden soll, nehmen Sie Kontakt zum Rundfunk auf. Aber bitte stets den ersten kurzen Kontakt zum Chefredakteur oder dessen Stellvertreter aufnehmen!
2. Folgendes muss in den Redaktionen von Ihnen hinterlegt sein, damit diese Sie als Ansprechpartner wiedererkennen und kontaktieren können: Ihr Name, die Anschrift der Arbeitsstätte, Telefonnummer, mobile Nummer, Faxnummer, E-Mail Adresse und die berufliche Position.
3. Es kann nicht schaden, wenn Sie ab und an telefonisch nachfragen, ob etwas anliegt, Sie zu einem Gespräch persönlich erscheinen und die Redaktionen im Presseverteiler mit Newslettern und ähnlichem auf dem Laufenden halten.
4. Wenn Sie eine Anzeige aufgeben oder für ein gemeinsames Projekt bestimmte Unterlagen einreichen müssen, nicht bis zum Redaktionsschluss warten. Meistens liegt der Redaktionsschluss zwischen 18 und 20 Uhr. Reichen Sie Unterlagen und/ oder Anzeigen spätestens zwei Stunden vor Schluss ein, damit Sie sichergehen können, dass die Anzeige am nächsten Tag erscheint beziehungsweise das Projekt zeitig starten kann.
5. Ist es Ihnen nicht möglich, Unterlagen oder Informationen persönlich zu übermitteln, richten Sie Emails oder ein Faxschreiben an eine Ihnen namentlich bekannte Person der Redaktion. So laufen Sie weniger Gefahr, dass Informationen verloren gehen.
6. Erklären Sie Fachbegriffe. Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder Ihren beruflichen Jargon kennt. Erklären Sie Fachbegriffe, nutzen jedoch immer wo möglich für jeden verständliche Worte.
7. Bevor Sie Pressemitteilungen an eine Redaktion schicken, lassen Sie einen neutralen Arbeitskollegenin oder einen Freundin/ Bekannt*in probelesen. Ist dieser Text verständlich für Ihr Gegenüber, dann kann die Mitteilung ruhigen Gewissens rausgehen.
8. Planen und veranstalten Sie nur eine Pressekonferenz, wenn es tatsächlich etwas von (hoher) Wichtigkeit zu sagen gibt, das die Öffentlichkeit interessiert und von Nutzen ist. Beispielsweise handelt es sich hier um die Bekanntgabe einer Änderung des Infektionsschutzgesetzes oder einen Skandal in der Wirtschaft, der breite Kreise nach sich zieht (Beispiel VW Abgasskandal).
9. Gespräche mit Journalisten stets gut vorbereiten. Ein Zettel mit den wichtigsten Stichpunkten und Fragen sollte zur Hand sein, falls Sie mal den roten Faden verlieren.
10. Öffentliche Termine wie Gerichtsverhandlungen oder Spatenstiche eines Neubaus von hoher Wichtigkeit für die Region sollten in der kostenlosen Rubrik der regionalen Zeitung stehen (auch online). Geben Sie in dieser Bekanntmachung den Ort, die Uhrzeit sowie das Thema an. In der Regel werden diese Termine drei bis vier Tage vorher angekündigt.
11. Immer bei der Wahrheit bleiben! Sind Sie nicht in der Lage oder nicht befugt, eine Frage zu beantworten, dann sagen Sie das dem Journalisten oder Redakteur und melden sich später wieder, sobald Sie die Antwort wissen oder dem Chef Bescheid gegeben haben.
12. Nach dem Versenden einer Pressemitteilung bleiben Sie bitte die nächsten zwei bis drei Tage erreichbar. Nichts ist ärgerlicher für Journalisten, als den Ansprechpartner zwecks Nachfragen nicht zu erreichen, weil dieser in den Urlaub gegangen ist.
13. Irren ist menschlich und dazu gehören auch Fehler. Sollte Ihnen auffallen, dass einem Journalisten in einem Bericht Fehler unterlaufen sind, nicht gleich unhöflich werden oder gar drohen und erst recht nicht zu seinem Vorgesetzten gehen. Bleiben Sie ruhig und fragen Sie beim zuständigen Journalisten nach, wie es dazu kommen konnte. Bitten Sie ihn, einen entweder zweiten Bericht zeitnah einzureichen oder einen vertiefenden Bericht, der das Image Ihres Unternehmens wieder ins rechte Licht rückt. Handelt es sich jedoch um einen tatsächlich rufschädigenden Bericht, müssen Sie auf eine öffentliche Gegendarstellung bestehen, die entsprechend in dem jeweiligen Medium gekennzeichnet ist.
14. Wichtig ist, dass Sie vor einem Gespräch mit dem Journalistenin klären, in welche Vertraulichkeitskategorie es eingestuft werden soll. Ihr Gegenüber und Sie müssen sich einig sein, dass das Interview journalistisch und nicht privat geführt wird. Somit kann jedes Wort veröffentlicht werden. Wenn Sie nicht möchten, dass bestimmte Textpassagen an die Öffentlichkeit gelangen, müssen Sie dem Journalistenin während des Gespräches mitteilen, welche Aussagen genau als privates Gespräch gelten. Dann müssen diese Informationen geheim bleiben.