Die Diskussion um die Arbeitszeiterfassung im Home-Office hat die Arbeitswelt zuletzt stark beeinflusst. Auch bei der Telearbeit müssen die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter genau erfasst und dokumentiert werden. In diesem Artikel geht es um die Notwendigkeit der Arbeitszeiterfassung im Home-Office, deren Bedeutung und die erfolgreiche Umsetzung.
Zeiterfassung im Home-Office: Ist sie zwingend erforderlich?
Die Verpflichtung zur Zeiterfassung ist die gleiche, unabhängig davon, ob sich ein Mitarbeiter im Büro befindet oder seine Aufgaben von Zuhause aus erledigen kann. Wenn ein Arbeitgeber die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden vorschreibt, gilt dies auch für Arbeitnehmer, die von zu Hause aus arbeiten. Infolgedessen wird diese Verordnung in allen Unternehmen durchgesetzt und jeder Mitarbeiter wird zur Einhaltung verpflichtet.
Gesetzlicher Rahmen zur Erfassung von Arbeitszeiten im Home-Office
Der Europäische Gerichtshof hat im Mai 2019 angeordnet, dass Unternehmen die geleisteten Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter vollständig und genau dokumentieren müssen. Die Regeln gelten nicht nur für Mitarbeiter, die vor Ort sind, sondern auch für alle Arbeitnehmer, die von zu Hause aus arbeiten.
Wie genau muss die Arbeitszeit dokumentiert werden?
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird bald umgesetzt, kein Unternehmen kommt um die Einführung einer modernen Zeiterfassung herum. Diese Anforderungen müssen dann von jedem Mitarbeiter erfasst werden. Die Gesamtzahl der täglich geleisteten Arbeitsstunden muss kleiner oder gleich der maximalen Arbeitszeit pro Tag sein. Die rechtliche Verpflichtung liegt beim Unternehmen. Somit ist eine umfassende und transparente Lösung zur Arbeitszeiterfassung besonders für Unternehmen, die Mitarbeiter im Home-Office beschäftigen, von Vorteil. Dies lässt sich am effektivsten mit einem digitalen Tool umsetzen.
Arbeitszeiterfassung im Home-Office: Wer darf von zu Hause aus arbeiten?
Nicht jedem Mitarbeiter wird ohne weiteres die Erlaubnis erteilt, von zu Hause aus zu arbeiten. Der wichtigste Aspekt dabei ist die gegenseitige Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Darüber hinaus muss ein separater Vertrag bestehen, der die Besonderheiten der Fernarbeit enthält. Grundsätzlich sind alle Mitarbeiter verpflichtet, ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren. Ausgenommen von der Verpflichtung sind Arbeitnehmer in Westdeutschland mit einem Einkommen von jährlich mehr als 76.200 Euro und Mitarbeiter in Ostdeutschland mit einem Einkommen von mehr als 68.400 Euro im Jahr. Auch wer eine bestimmte Tätigkeit ausübt, beispielsweise als Arzt, Rechtsanwalt oder Politiker, ist von der Aufzeichnungspflicht befreit.
Warum ist die Arbeitszeiterfassung im Home-Office von Bedeutung?
Entscheidend ist, dass die beteiligten Mitarbeiter ihre Arbeit im Home-Office genauso ernst nehmen wie im Büro. Eine geregelte Zeiterfassung stellt sicher, dass alle Mitarbeiter einen verlässlichen Zeitplan haben. Der Europäische Gerichtshof hat in diesem Zusammenhang auch entschieden, dass sämtliche Arbeitszeiten der Arbeitnehmer dokumentiert sind. Die endgültige Beschlussfassung erfolgte im vierten Quartal 2022. Zusätzlich hat die Erfassung der Arbeitszeiten im Home-Office einen wichtigen Mehrwert für die Mitarbeiter. Eine genaue Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden stellt sicher, dass die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit nicht verwischt und die Work-Life-Balance nachhaltig gewahrt bleibt.
Wie lassen sich geleistete Stunden im Home-Office dokumentieren?
Bei der Telearbeit kommt häufig die manuelle Zeiterfassung zum Einsatz. Die geleisteten Stunden werden in einer Excel-Tabelle oder schriftlich auf dem Stundenzettel dokumentiert und anschließend an den Arbeitgeber oder die Personalabteilung weitergeleitet. Besonders hoch ist das Täuschungs- und Manipulationspotenzial bei der Erfassung der im Home-Office geleisteten Arbeitsstunden per Stift und Papier.
Wie funktioniert die digitale Zeiterfassung im Home-Office?
Die digitale Zeiterfassung im Home-Office ähnelt der Transparenz und Zugänglichkeit einer Arbeitszeiterfassung für vor Ort anwesende Mitarbeiter. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten ganz einfach per Software erfassen. Die Informationen werden dann automatisch in das Zeiterfassungssystem des Unternehmens aufgenommen, alle Beteiligten können jederzeit auf die Informationen zugreifen.
Die Vorteile der Zeiterfassung mit Software
Die digitale Zeiterfassung hat zahlreiche Vorteile. Dank dieser Zeiterfassung haben Arbeitgeber und Verwaltung stets alle Anwesenheitsnachweise der Belegschaft im Detail erfasst. Dies erleichtert frühzeitige Maßnahmen zum Abbau von Überstunden. So können Mitarbeiter außerdem ihr aktuelles Arbeitszeitkonto in Echtzeit erfassen. Das Tool ermöglicht die für ein effektives Abwesenheitsmanagement notwendige Übersichtlichkeit und eliminiert die Ineffektivität und Ineffizienz papierbasierter Dokumentation. Dies liegt daran, dass es sich um einen einfachen Prozess handelt, der in kurzer Zeit abgeschlossen werden kann. Viele Aufgaben werden automatisch erledigt. Zudem wird die Lohnbuchhaltung beschleunigt, da eine einfache Zeitdokumentation jederzeit möglich ist. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten mehr Zeit haben. In Deutschland wird die Zeiterfassung durch zahlreiche arbeitsrechtliche Regelungen zusammengefasst, was insbesondere für größere Organisationen zu einer Schwierigkeit bei der manuellen Planung führen kann. Moderne Programme kennen alle aktuellen Gesetze, dies garantiert die Einhaltung.
Schränkt die Zeiterfassung die Möglichkeit ein, von zu Hause aus zu arbeiten?
Die Home-Office-Aufzeichnung hat keine negativen Auswirkungen auf die Flexibilität der Mitarbeiter. Umgekehrt können Arbeitnehmer ihre Zeit effizient einteilen. Um die Produktivität aufrechtzuerhalten, sollten Arbeitgeber bestimmte Zeiten für den Arbeitsbeginn und feste Zeiten für die Erreichbarkeit festlegen. Dies erleichtert es den Mitarbeitern, Arbeit und Privatleben zu trennen und ein angemessenes Gleichgewicht zwischen beiden zu finden.
Sind Überstunden im Home-Office erlaubt?
Zu Hause gilt die gleiche zeitliche Begrenzung wie bei der Arbeit im Büro. Dabei dürfen Beschäftigte nur maximal acht Stunden pro Tag arbeiten. Wenn viel zu tun ist, kann die Arbeitszeit auf zehn Stunden pro Tag erhöht werden. Diese Ausnahme setzt jedoch voraus, dass die geleisteten Überstunden innerhalb von sechs Monaten ausgeglichen werden.
Welche Regelungen gelten für Pausen und Ruhezeiten?
Im Sinne des Arbeitsschutzes legt das Arbeitszeitgesetz genaue Regeln für die Pausen und Ruhezeiten der Beschäftigten fest. Diese Regelungen gelten sowohl für Tätigkeiten im Unternehmen als auch für das Arbeiten von zu Hause aus. Übersteigt die Arbeitszeit sechs Stunden, ist eine Pause von mindestens 30 Minuten erforderlich. Wenn der Arbeitstag länger als neun Stunden dauert, verlängert sich die Pausenzeit auf 45 Minuten. Die Regelungen der gesetzlichen Ruhezeiten sehen vor, dass zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn mindestens elf Stunden liegen müssen. Ist diese Dauer an einem Tag kürzer, muss die folgende Ruhezeit mindestens 12 Stunden lang sein.
Wann können Sie von zu Hause aus arbeiten?
Die Arbeit von zu Hause aus muss einvernehmlich vereinbart werden, sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer müssen der Vereinbarung zustimmen. Dazu bedarf es eines separaten Vertrages zum regulären Arbeitsvertrag, in dem verschiedene Aspekte dokumentiert werden müssen. Andererseits ist es entscheidend, dass die Datenschutzbestimmungen auch bei der Telearbeit eingehalten werden. Umgekehrt ist zu klären, ob Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten von zu Hause aus erfassen müssen. In diesem Fall brauchen Unternehmen eine praktikable Methode zur Erfassung der Arbeitszeit im Home-Office.
Neues Arbeitszeitmodell: Was bedeutet die Arbeitszeiterfassung im Home-Office?
Die Zeiterfassung zu Hause ist kein Konflikt mit flexiblen Arbeitszeiten im Büro. Wenn Ihr Unternehmen einen festen Zeitplan hat, wann die Mitarbeiter ihren Arbeitstag beginnen sollen, kann dies auch von zu Hause aus erfolgen. Um die Produktivität Ihres Teams aufrechtzuerhalten, ist es wichtig, einige Regeln einzuführen. Dies ermöglicht geplante Erreichbarkeitszeiten, insbesondere wenn Sie in ständiger Kommunikation mit Kunden stehen. Regelmäßige Meetings können hilfreich sein, um alle Kollegen über die aktuelle Situation zu informieren.
Fazit
Im Home-Office gelten die gleichen Regelungen zur Zeiterfassung wie im Büro. Angesichts der aktuellen Umstände zeigt sich, dass sich Unternehmen und Personalabteilungen intensiv mit dem Thema Remote Work für Mitarbeiter auseinandersetzen müssen. Viele wichtige Aspekte spielen eine Rolle. Beispielsweise wird die Frage gestellt, wie die Produktivität gesteigert oder die Kommunikation im Team erleichtert werden kann. Beruht die Beschäftigung nicht auf Vertrauensarbeitszeit, spielt die Arbeitszeiterfassung im Home-Office eine wesentliche Rolle. Die Zeitmessung erfolgt ohne zusätzliche Ausrüstung. Die Dauer der Arbeit wird in der Software auf dem Desktop oder per App auf mobilen Geräten erfasst. Sie haben einen vollständigen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter und können bei Bedarf entsprechende Maßnahmen ergreifen. Urlaubs-, Krankenstands- und Abwesenheitszeiten können Sie ganz einfach dokumentieren.
