Die Problematik mit Überwachungsprogrammen

Die meisten Programme zur Überwachung funktionieren nur über den PC. Ausgewertet werden Klicks, Bewegungen mit der Maus, Reaktionsgeschwindigkeiten und Co. Allerdings kann nur dies ausgewertet werden, welches vorher auch eingegeben wurde. Ansonsten benötigt es spezifischere Programme mit künstlicher Intelligenz, welche laufend dazulernen. Doch es gibt bei beiden Systemen große Probleme. Viele Mitarbeiter führen auch Telefonate, schreiben auf Papier und Zettel oder nutzen den Taschenrechner – alles Eingaben, welche nicht durch Programme ausgewertet werden. Alles Zeit, welche de facto durch das Programm als „nicht arbeitend“ identifiziert wird. Auch die besseren KI-Systeme lernen lediglich vom Nutzer. Spielt ein Nutzer zum Beispiel während der Arbeit ein Computerspiel, würde mehr spielen zu einer besseren Produktivitätszahl führen.

Standardauswertungen liefern ebenso falsche KPIs

Viele Programme liefern zudem Standardauswertungen. So kann mit ERP Programmen etwa die Anzahl der Buchungen pro Mitarbeiter ausgegeben werden. Diese Zahl – ein Key Performance Indikator, kurz KPI – sagt aber relativ wenig aus. Trotzdem wird er noch von vielen unwissenden verwendet. Ein Mitarbeiter macht etwa tausend von automatisierten Buchungen in wenigen Sekunden, während der andere Mitarbeiter alle Fehler, welche sich nicht automatisiert verbuchen lassen, bereinigt. Dies sind lediglich wenig Buchungen und benötigen den gesamten Monat. Damit steht fest: Die Anzahl der Buchungen pro Mitarbeiter ist keine geeignete Kennzahl zur Messung.

Möglichkeiten im Home-Office

Die einzige Möglichkeit, welche es derzeit im Home-Office zur effektiven Überwachung gibt, ist Kontrolle und Führung. Die Mitarbeiter können laufend eine Tages- oder Wochenbericht über die geleistete Arbeit abgeben. Durch gezielte Maßnahmen der Führung kann somit auch im Home-Office die Produktivität erhöht und gesteigert werden. Zudem ist bewiesen, dass Krankenstände im Home-Office sinken, Mitarbeiter entspannter sind und es weniger körperliche Beschwerden gibt.

Lückenlose Überwachung schadet dem Unternehmen

Außerdem ist eine lückenlose Überwachung nicht nur demotivierend für den Mitarbeiter und setzt diesen unter enormen Stress, sondern verhindert jegliche Kreativität. Überwachung in der höchsten Form funktioniert nur, wenn der Prozess genau definiert und dokumentiert ist. Wenn jeder Arbeitsschritt bekannt ist und es keine Ausnahmen gibt. Aber genau in diesem Fall sollte der Mensch sowieso durch die Maschine abgelöst werden. Man kann nur hoffen, dass eine Überwachung der Mitarbeiter im Home-Office nie nötig wird noch zur Anwendung kommt.

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Je größer das Unternehmen, desto mehr Vertrauen braucht es gegenüber Mitarbeitern

Das Einmann-Unternehmen, in dem zeitweise ein paar Hilfskräfte eingestellt sind, lässt sich vom Unternehmer selbst kontrollieren. Dass er alle Aufgaben allein plant und ausführt, liegt auf der Hand. Der Vorteil besteht darin, dass er nur sich die Schuld für Fehler geben muss. Doch will er mit der Konkurrenz mithalten, muss er sich hinsichtlich seines Angebots spezialisieren. Sonst findet er seine Zielgruppe nicht. Darüber hinaus müsste er ein Spezialist für alle anfallenden Arbeiten im Unternehmen sein. Das fordert ihn zeitlich, physisch und psychisch. Will er nicht irgendwann wegen eines Burnouts pausieren, kann er entweder nur wenige Aufträge annehmen oder bei der Ausführung Abstriche machen. Was er nicht braucht, ist ein angepasster Führungsstil. Auf den können größere Unternehmen aber nicht verzichten.

Bisher lief Mitarbeiterführung anders

Bis vor einiger Zeit herrschten in der Wirtschaft straffe Hierarchien, an die sich jeder Mitarbeiter zu halten hatte. Die oberste Ebene gab der darunter befindlichen Anweisungen. Die wiederum unterrichtete und kontrollierte die nächste und so weiter und so weiter. Diejenigen, die Maschinen bedienten, die Korrespondenz tippten oder die Zutaten für Lebensmittel zusammenrührten, waren lediglich die Ausführenden. Das reicht heute nicht mehr. Fachkräfte sind inzwischen nur schwer zu gewinnen. Deshalb muss sich jeder Vorgesetzte die Frage stellen, wie er die vorhandenen zum Bleiben motiviert und wie er ihre Fähigkeiten am besten nutzt. Ihm sollte bewusst sein, dass Arbeitnehmer sich nur dort auf Dauer wohlfühlen, wo sie sich weiterentwickeln dürfen.

Neue Strukturen aufbauen

Wer über Jahre oder Jahrzehnte sein Unternehmen nach dem alten Stil geführt hat, kann nicht über Nacht einen völlig anderen wählen. Um den Mitarbeitern zu vertrauen, braucht es zunächst ein Umdenken des Vorgesetzten. Er muss zulassen können, dass er nicht mehr alles überwachen kann. Das ist schwieriger, als von vielen Führungskräften zunächst angenommen. Darüber hinaus bedarf es klarer Strukturen, die eine Übersichtlichkeit im Betrieb gewährleisten und die Handlungs- und Entscheidungsspielräume jedes Mitarbeiters definieren. Sie richten sich danach, wie lange der Mitarbeiter im Unternehmen tätig ist, auf welche Erfahrungen er zurückblicken kann und inwiefern er in der Lage ist, selbständig auf ein Ziel hinzuarbeiten. Nur in Krisenzeiten greift das bisherige System, bei dem der Chef dirigiert. Wichtig ist, dass durch die Veränderungen im Unternehmen der betriebliche Ablauf nicht gefährdet wird. Vielmehr sollte der Führungsstil 4.0 den Vorgesetzten entlasten, ihm mehr Freiräume bieten und die Kompetenzen der Mitarbeiter stärken. Der Chef agiert als Ansprechpartner und weniger als Anweisender. Das alles funktioniert natürlich nur, wenn die Arbeitnehmer am selben Strang ziehen und keine Aktionen in Eigenregie unternehmen. Dazu benötigen sie ausreichend Teamgeist und das Wissen um die Erwartungen, die an sie gestellt werden.

Reden ist wichtiger denn je

Immer noch meinen einige Unternehmer, es sich nicht leisten zu können, mit ihren Mitarbeitern zu reden. Dadurch ginge zu viel wertvolle Zeit verloren. Dabei ist das Reden wichtig. Nur so gelingt es, Störfaktoren im Arbeitsablauf oder Probleme des Einzelnen herauszufiltern und sie zu beseitigen. Dazu dienen im Großen Gruppengespräche, zum Beispiel wenn es um das Leitbild des Unternehmens geht. Individuelle und persönliche Befindlichkeiten werden besser im Zweiergespräch geklärt. Dieses sollte regelmäßig stattfinden. Dann fühlt sich der Arbeitnehmer von seinem Chef verstanden und verspürt weniger den Drang, zur Konkurrenz zu wechseln. Die Fluktuation in der Firma sinkt und nach außen hin gewinnt das Unternehmen an Beachtung.

Auch mal die Start-up-Szene beobachten

Wer sich an den neuen Führungsstil hält, wird feststellen, dass er das Unternehmen flexibler macht, weil neue Ideen einfließen oder gemeinsam erarbeitet werden. Viele Start-ups arbeiten nach demselben Prinzip. Da sie ihre Visionen zwar gern mit Mitarbeitern, aber nicht mit potentiellen Konkurrenten teilen, sind besonders sie auf eine langfristige Zusammenarbeit mit ihren Fachkräften angewiesen. Die gelingt nur durch ein Miteinander auf Augenhöhe. Aus diesem Grunde verzichten junge Unternehmen häufig ganz auf Hierarchien und setzen eher auf die gleichberechtigte Arbeitsteilung. Dieses Modell kann funktionieren, wenn es von allen Beteiligten transparent gehalten wird. Bereits bestehende Unternehmen brauchen es zwar nicht in Gänze übernehmen. Das Beobachten der Start-up-Szene kann sich dennoch lohnen, zumindest zum Einholen von Inspirationen.

Hilfe annehmen

Langjährige Unternehmer besitzen kaum oder keine Erfahrungen im Führen ihrer Mitarbeiter, wenn sie auf Vertrauen setzen und einen Teil der Kontrolle abgeben sollen. Ihnen kann das Coaching helfen. Experten in der Personalführung und Mediatoren sind geeignete Ansprechpartner, auch wenn es um Neueinstellungen geht.

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